INFORMATIVA PRIVACY WHISTLEBLOWING
Artt. 13-14 Regolamento UE 27 aprile 2016 n. 679

Portale web di segnalazione whistleblowing

La presente informativa è destinata agli autori di segnalazioni, alle persone fisiche che assistono il segnalante nel processo di segnalazione ed infine alle persone fisiche a cui il contenuto informativo della segnalazione può fare riferimento in qualità di soggetti segnalati o coinvolti a vario titolo nelle vicende segnalate.
La presente informativa è resa ai sensi degli articoli 12, 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 (“GDPR”), del D.Lgs. 196/2003 come modificato, nonché in conformità al D.Lgs. 24/2023 in materia di protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione o delle disposizioni normative nazionali.

Il titolare del trattamento dei dati personali raccolti e trattati tramite il presente canale di segnalazione whistleblowing è il CLIENTE che ha definito un contratto con ADL SRL, responsabile esterno al trattamento dati per la gestione dell’infrastruttura informatica, del servizio e del rapporto con il CLIENTE, per la gestione delle segnalazioni di Whistleblowing da parte del/i SEGNALANTE/I.
I dati identificativi del CLIENTE sono visualizzati sulla pagina di accesso al servizio per permettere completezza e trasparenza di informazioni al SEGNALANTE che voglia utilizzare i servizi stessi.
A solo titolo di esempio: Ragione sociale del cliente, sede legale, partita iva, email privacy, email pec, riferimenti dpo se assegnato. Il Titolare determina le finalità e i mezzi essenziali del trattamento connesso alla ricezione, analisi e gestione delle segnalazioni effettuate tramite il presente portale.

Per la fornitura, manutenzione e gestione tecnica del servizio e della piattaforma informatica, il Titolare si avvale di:
ADL SRL Ingegneria Informatica, di seguito indicata come ADL SRL:
Viale Italia, 194 – 31015 Conegliano TV - ITALY
P. IVA: IT03685320263
E-mail: privacy@adlgroup.it
PEC: adlsrl@emailsec.it

ADL SRL agisce quale responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR, sulla base di specifica nomina e istruzioni documentate del Titolare.
ADL SRL fornisce la piattaforma tecnologica di segnalazione whistleblowing, realizzata con misure tecniche e organizzative volte a garantire sicurezza, riservatezza, integrità e disponibilità dei dati. ADL SRL dichiara di essere certificata ISO/IEC 27001 e ISO/IEC 27017.
ADL SRL non è in nessun modo a conoscenza dei dati inseriti dal CLIENTE e dal SEGNALANTE oggetto della segnalazione e tali dati risultano essere crittografati e protetti con protocolli e tecnologie adeguate al servizio in uso.

I dati personali sono trattati per le seguenti finalità:
a. consentire l’invio, anche riservato, di segnalazioni relative a violazioni rientranti nell’ambito del D.Lgs. 24/2023;
b. ricevere, protocollare, conservare e gestire la segnalazione;
c. consentire al soggetto incaricato dal Titolare di interloquire con il segnalante, ove necessario;
d. svolgere le attività istruttorie interne necessarie alla verifica della fondatezza della segnalazione;
e. adottare eventuali misure conseguenti alla segnalazione;
f. adempiere agli obblighi di legge previsti dalla normativa whistleblowing, dalla normativa privacy e da altre disposizioni applicabili;
g. garantire la sicurezza informatica, la tracciabilità tecnica, la prevenzione di accessi non autorizzati e la corretta operatività della piattaforma.

Il trattamento è effettuato, a seconda dei casi, sulla base delle seguenti condizioni di liceità:
a. adempimento di obblighi di legge cui è soggetto il Titolare, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. c), GDPR, con particolare riferimento al D.Lgs. 24/2023;
b. esecuzione di compiti di interesse pubblico o connessi all’esercizio di pubblici poteri, ove applicabile, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. e), GDPR;
c. legittimo interesse del Titolare, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f), GDPR, nei limiti in cui applicabile, per la tutela dell’integrità aziendale, la prevenzione di illeciti e la difesa di diritti;
d. per eventuali categorie particolari di dati personali, ai sensi dell’art. 9 GDPR, il trattamento potrà fondarsi sull’assolvimento di obblighi ed esercizio di diritti in materia di diritto del lavoro, sicurezza sociale e protezione sociale, sull’accertamento, esercizio o difesa di un diritto in sede giudiziaria, o su motivi di interesse pubblico rilevante, ove applicabile;
e. per eventuali dati relativi a condanne penali e reati, il trattamento avviene nei limiti consentiti dall’art. 10 GDPR e dalla normativa nazionale applicabile.

Il portale può comportare il trattamento delle seguenti categorie di dati:
a. dati identificativi e di contatto del segnalante, se comunicati;
b. dati relativi alla qualifica o al rapporto del segnalante con il Titolare;
c. informazioni contenute nella segnalazione;
d. dati relativi alla persona segnalata o ad altri soggetti menzionati nella segnalazione;
e. dati contenuti in documenti, allegati, immagini, file o ulteriori elementi forniti dal segnalante;
f. dati tecnici necessari al funzionamento sicuro della piattaforma, quali log applicativi, log di sicurezza, data e ora di accesso, identificativi tecnici di sessione e informazioni strettamente necessarie alla prevenzione di accessi non autorizzati.
Il SEGNALANTE è invitato a comunicare solo dati pertinenti, necessari e proporzionati rispetto all’oggetto della segnalazione, evitando l’inserimento di dati personali non necessari o eccedenti.

L’identità del SEGNALANTE e qualsiasi informazione da cui possa evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità sono trattate con modalità idonee a garantirne la riservatezza e sicurezza.
L’identità del SEGNALANTE non può essere rivelata a persone diverse da quelle competenti a ricevere o dare seguito alle segnalazioni, espressamente autorizzate dal Titolare, salvo i casi previsti dalla legge.
Quando la conoscenza dell’identità del SEGNALANTE sia indispensabile per la difesa della persona coinvolta o segnalata, l’identità del segnalante potrà essere rivelata solo nei limiti e con le garanzie previste dal D.Lgs. 24/2023.

Il trattamento avviene mediante strumenti informatici e telematici, con logiche strettamente correlate alle finalità indicate.
La piattaforma prevede misure tecniche e organizzative volte a garantire:
a. cifratura dei dati registrati;
b. accesso limitato ai soli soggetti autorizzati dal Titolare;
c. segregazione dei profili aziendali;
d. autenticazione degli utenti autorizzati;
e. tracciabilità tecnica degli accessi e delle operazioni rilevanti;
f. protezione da accessi non autorizzati;
g. backup, continuità operativa e misure di sicurezza proporzionate al rischio;
h. gestione sicura delle credenziali;
i. adozione di procedure di sicurezza coerenti con gli standard ISO/IEC 27001 e ISO/IEC 27017 dichiarati da ADL SRL.
ADL SRL non accede mai al contenuto delle segnalazioni o ai profili aziendali del CLIENTE se non nei limiti tecnici strettamente necessari all’erogazione del servizio, alla manutenzione, alla sicurezza, alla gestione di anomalie o su istruzione documentata del Titolare, ove tecnicamente possibile e consentito.

I dati personali potranno essere trattati da:
a. soggetti specificamente autorizzati dal Titolare a ricevere e gestire le segnalazioni;
b. amministratore del profilo aziendale nominato o abilitato dal Titolare;
c. personale tecnico di ADL SRL autorizzato, nei soli limiti necessari all’erogazione del servizio e secondo le istruzioni del Titolare;
d. eventuali soggetti terzi nominati sub-responsabili del trattamento, ove necessari per infrastruttura, hosting, sicurezza, manutenzione o servizi tecnici collegati;
e. autorità pubbliche, autorità giudiziarie o amministrative, nei casi previsti dalla legge.

I dati personali non saranno diffusi.
I dati potranno essere comunicati, nei limiti consentiti dalla legge e ove necessario, a:
a. autorità giudiziarie;
b. ANAC, ove applicabile;
c. autorità amministrative o di controllo;
d. consulenti legali, organismi di vigilanza, organi di controllo o altri soggetti coinvolti nella gestione della segnalazione, se autorizzati e nei limiti di legge;
e. fornitori tecnici debitamente nominati responsabili o sub-responsabili del trattamento.

I dati personali sono trattati, di regola, all’interno dello Spazio Economico Europeo.
Qualora, per esigenze tecniche o organizzative, si rendesse necessario trasferire dati personali verso Paesi terzi o organizzazioni internazionali, il trasferimento avverrà esclusivamente in presenza di una decisione di adeguatezza della Commissione europea o di garanzie adeguate ai sensi degli articoli 44 e seguenti del GDPR, quali clausole contrattuali standard, misure supplementari o altri strumenti previsti dalla normativa applicabile.

Le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre quanto previsto dalla normativa applicabile.
In conformità al D.Lgs. 24/2023, le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario alla gestione della segnalazione e, di regola, non oltre 5 (cinque) anni dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, salvo eventuali ulteriori esigenze di conservazione connesse a procedimenti giudiziari, disciplinari, amministrativi o alla tutela di diritti.
I dati personali saranno trattati dall’Organismo di Vigilanza di ADL SRL garantendo la massima riservatezza dell’identità del segnalante e delle informazioni di cui è venuta a conoscenza, in conformità a quanto previsto dalla vigente normativa in materia e dal “Regolamento per la gestione delle segnalazioni “whistleblowing, ai sensi del D.Lgs. 24/2023”.
I log tecnici e di sicurezza sono conservati per il periodo strettamente necessario a garantire sicurezza, integrità, tracciabilità tecnica e prevenzione di accessi non autorizzati, secondo le policy definite dal Titolare e dal responsabile del trattamento.

Il conferimento dei dati è necessario per consentire la ricezione e la gestione della segnalazione.
La mancata comunicazione di dati essenziali potrebbe impedire o limitare la possibilità di istruire adeguatamente la segnalazione. Resta ferma la possibilità, ove prevista dalla procedura adottata dal Titolare, di effettuare segnalazioni senza indicare la propria identità.

Gli interessati possono esercitare, nei limiti previsti dalla normativa applicabile, i diritti di cui agli articoli 15-22 GDPR, tra cui:
a. diritto di accesso;
b. diritto di rettifica;
c. diritto alla cancellazione;
d. diritto alla limitazione del trattamento;
e. diritto di opposizione;
f. diritto alla portabilità, ove applicabile;
g. diritto di non essere sottoposti a decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati.
Si informa che l’esercizio dei suddetti diritti da parte degli altri soggetti interessati, quali il segnalato o altre persone coinvolte, può essere ritardato, limitato o escluso qualora tale esercizio possa comportare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell'identità del segnalante come previsto dall’articolo 2-undecies, lett. f del Codice Privacy (in attuazione dell'articolo 23 del GDPR). In tali casi, i suddetti diritti possono essere esercitati tramite il Garante per la Protezione dei dati personali, con le modalità di cui all'articolo 160 del Codice Privacy.
Le richieste possono essere inviate al Titolare ai contatti indicati al punto 1.

Il segnalante, ai sensi dell’art. 77 del GDPR, ha inoltre diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la Protezione dei Dati nel caso in cui ritenga che il trattamento violi il citato Regolamento.

I dati personali non sono sottoposti a processi decisionali automatizzati, compresa la profilazione.

Il portale utilizza esclusivamente cookie tecnici e strumenti analoghi strettamente necessari al funzionamento della piattaforma, alla sicurezza della sessione, all’autenticazione e alla prevenzione di accessi non autorizzati.
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